Leistungsmerkmale des GPC-Moduls
‘Frachtberechnung/Frachtabrechnung’
(Kurzbeschreibung)

1. Allgemeines
Innerhalb dieses Add-In-Moduls für SAP R/3-Systeme können Frachten berechnet und abgerechnet werden. Das Modul bietet aufgrund der Verwendung einer prozessgesteuerten, variablen Konditionstechnik größtmögliche Flexibilität sowohl bei der Definition der Stammdaten als auch bei der Gestaltung des Gesamtablaufs. Die errechneten Frachten werden verwendet für die Bildung von Frachtrückstellungen, Erstellung von COPA-Buchungen, Erstellung von Frachtstatistiken, Buchen der Istfrachten und als Basis zur Durchführung von Kalkulations- und Simulationsrechnungen.

2. Stammdatenverwaltung
Innerhalb der Stammdatenverwaltung stehen die folgenden Transaktionen zur Verfügung:
Anzeigen, Hinzufügen, Ändern (mit Kopierfunktion pro Kondition, über Mandanten und Systeme), Selektionen über den gesamten Datenbestand, Massenänderungen und Reorganisationsprogramme für die Ortsdatei.

2.1 Ortsdatei
Die Ortsdatei wird an folgende SD/MM-Stammdaten angebunden:
- Kunden
- Lieferanten
- Versandstellen
- Verkehrsknoten
- Transportstrecken

Dafür stehen für ein manuelles Procedere spezielle Transaktionen zur Verfügung.
Ein automatisches Abgleichverfahren für diese Objekte wird mitgeliefert, des Weiteren ein Ladeprogramm für eine Ortsdatei mit externen Datenbeständen.
Der Dateiinhalt (Deutschland/Europa) kann von GPC ebenfalls geliefert werden (separate Bestellung).

2.2 Entfernungswerke
Hier werden ebenfalls Werkzeuge zur Verfügung gestellt, die das Laden von externen Datenbeständen ermöglichen, des Weiteren können mit den entsprechenden Transaktionen und der Verwendung spezieller Satzarten eigene Entfernungswerke aufgebaut werden.
GPC kann für diese Datei externe Datenbestände liefern und zwar für:
- Europa
  Knotenentfernungswerke (Details siehe Beschreibung Entfernungswerke) national und
  international, angebunden an die Ortsdatei
- USA
  Entfernungswerke basierend auf 3-stelligen und 5-stelligen Postleitzahlen, unabhängig
  von einer  Ortsdatei und/oder Programme, die online auf externe Entfernungsermittlungs-
  programme zugreifen (ALK und Rand McNally)
- Kanada
  Entfernungswerke basierend auf alphanumerischen Postleitzahlen

2.3 Konditionen
In diesen Stammdaten können alle Konditionen für eine automatische Frachtberechnung abgelegt werden.
Eine Frachtkondition kann aus den Elementen Kopf, Spalte und/oder Zeile und Rate bestehen. Die Mindestelemente einer Kondition sind Kopf, Spalte und Rate.
Eine Druckfunktion zum Ausdrucken der gespeicherten Konditionen ist vorhanden, ebenso wie selektive Pflege- und Massentransaktionen einschließlich mandanten- und systemübergreifender Kopierfunktionen.

2.4 Transitzeiten USA/Kanada
In diesen Stammdatentabellen können spediteurabhängig die Transitzeiten von und zu allen Postleitzahlen abgespeichert werden. Über speziell erstellte Konvertierungs- und Komprimierungsroutinen werden die Satzanzahl, das Laden und die Zugriffszeiten optimiert.
Diese Zeitangaben werden speziell für die Dienstleisterauswahl und die Berech- tigungssteuerung für Spediteure verwendet.

3. Ablauf
siehe Fracht Management System Show - Deutsch (2,01MB)
         Fracht Management System Show - Englisch (2,21MB)

3.1 Frachtberechnung
Die Frachtberechnung wird über einen zentralen Funktionsbaustein aufgerufen. Dieser Funktionsbaustein beinhaltet eine Input- und eine Output-Schnittstelle.
Der Funktionsbaustein kann auf folgende Art und Weise aufgerufen werden:
- aus den Vorbelegen mittels einer eigenen Transaktion
- aus einem Selektionsabap für die automatische Frachtberechnung von Transportbelegen
- aus der Frachtkalkulationstransaktion
- als RFC von einem anderen System
Parametergesteuert werden die errechneten Frachtergebnisse in der zentralen Ergebnisdatei abgespeichert. Eine Referenz zum entsprechenden Vorbeleg wird in der Ergebnisdatei aufgebaut. Die Ergebnisse sind daher je Beleg jederzeit abrufbar. Für die Ergebnisverwaltung werden eigene Transaktionen mit den Funktionen Hinzufügen, Ändern, Anzeigen zur Verfügung gestellt. Über diese Transaktionen erfolgen auch:
- Korrekturen von Frachten vor der Überleitung an FI
- Hinzufügen von Differenzkosten nach der Überleitung an FI
Grundsätzlich verwendet die Frachtberechnung Konditionen, die auf Basis einer variablen Key-Technik aufgebaut sind und daher größtmögliche Flexibilität in der Gestaltung der Abhängigkeiten gewährleisten. Die Konditionen gliedern sich in Grundfachten, Zu-/ Abschläge prozentual und absolut und in Steuerkonditionen. Des Weiteren kann die Frachtberechnung manuelle, automatische und Konditionen verarbeiten, die nur zu Simulationszwecken angelegt sind.
Nachstehend sind beispielhaft die wesentlichen Leistungsmerkmale bzw. Berechnungskriterien für einzelne Verkehrsträger und Länder aufgeführt:
Straße Deutschland
- GFT- Ladungstarife und Silo
- GFT- Stückgut
- Kundensatz 1+2
- BSL-Hausfrachten
- Ausnahmetarife (wenn Berechnung nach GFT-Regel)
- Nahverkehrstarife (GNT-Tafeln, KURT)
Strasse USA/Kanada
- LTL Tarife für alle Güterklassen, benutzbar für ausgehende und eingehende Verkehre
- FTL Tarife (entfernungsabhängig und pauschal)
- Expressdienst-Tarife
- Absolute Minima/Maxima pro Strecke
- Absolute Minima/Maxima pro Transport
- Berechnung von Stop-off
Straße generell
- freie Konditionierung über 1- und/oder 2-dimensionale Tabellen mit unterschiedlichen
  Bezugsgrößen
     - Relationen (z. B. Länder, Regionen, PLZ/Ort, Bahnhofsnummern, Adressnummern,
       UN-Codes)
     - Berechnungskriterien (z. B. Gewicht, Entfernung, Anzahl Entladestellen, Volumen,
       Ortsklassen, Nutzlast, Fahrzeiten, Lademeter,  Anzahl VHM-Mittel, Artikelmenge)
Bahn Europa
- Wagenladungen Frachtentafel 1 + Koeffiziententabelle
- Frachtentafeln Stückgut
- Stationstarife (wenn Berechnung nach Standard-Koeffiziententabelle)
- freie Konditionierung über 1- und/oder 2-dimensionale Tabellen
Bahn USA und Kanada
- Frachtberechnung gemäß Regel 11
- freie Konditionierung über 1 und/oder 2-dimensionale Tabellen mit unterschiedlichen
  Bezugsgrößen
Luftfracht
- Berechnung des frachtpflichtigen Gewichts nach den Vorschriften für die
  Frachtberechnung
- Konditionierung nach Währungen
- Expressdiensttarife
- freie Konditionierung über 1- und/oder 2-dimensionale Tabellen
Seefracht
- Berechnung des frachtpflichtigen Gewichts nach den Vorschriften für die
  Frachtberechnung
- alle Nebenkosten (z. B.: THC, BAF, CAF, ...)
- alle Berechnungsvarianten (z. B.: door to door, door to port, port to port, ...)
- Konditionierung nach Währungen
- freie Konditionierung über 1- und/oder 2-dimensionale Tabellen

3.2 Gutschriftsverfahren
Das Gutschriftsverfahren dient zur automatischen und periodengesteuerten Erstellung eines Frachtrechnungsbeleges, der sofort oder nach separater Freigabe an die Buchhaltung übergeleitet werden kann. Hierzu stehen entsprechende Transaktionen zur Verfügung. Die Gutschrift wird getrennt je Dienstleister, Transportdispostelle und Währung erstellt. Eine Druckfunktion ist vorhanden, darüber hinaus bestehen elektronische Übertragungsmöglichkeiten. Sollten Gutschriften formal oder inhaltlich falsch erzeugt worden sein, werden diese - vor der Überleitung an FI - gelöscht. Die beteiligten Transporte können dann korrigiert und anschließend die Gutschrift wieder neu erzeugt werden.

3.3 Frachtrechnungsverfahren (Rechnungsprüfung)
Das Frachtrechnungsverfahren ist alternativ und/oder additiv zum automatischen Gutschriftsverfahren einsetzbar. Es gibt prinzipiell zwei Wege dieses Verfahren durchzuführen: Manuell unter Verwendung einer Rechnungsprüfungstransaktion und elektronisch über die Verwendung einer externen, elektronischen Schnittstelle zu einem Rechnungsprüfungsunternehmen oder zu einem Dienstleister. Basis hierfür sind die abgefertigen und berechneten Transporte und die eingehenden Spediteur-Rechnungen. Der Abgleich der Kosten findet auf Rechnungskopfebene statt (Sammelrechnung). Die automatische Weiterleitung einer Rechnung an die Buchhaltung (FI) wird über eine eigene Funktion (Freigabe) und eine optionale Toleranztabelle kontrolliert.

3.4 Kundenfrachtberechnung
Gesteuert über eine separate Konditionsart ‘Fracht’ in der SD-Preisfindung wird während des Preisfindungsvorganges in der Faktura aus einem User-Exit heraus das GPC Kundenfrachtmodul aufgerufen. Hierin sind generell drei Berechnungsvarianten vorgesehen:
- Anteilsmäßige Aufteilung der Spediteurfracht inklusive einer optionalen, prozentualen
  Anpassungsmöglichkeit
- Neuberechnung der Fracht aufgrund von kundenspezifischen Konditionen
- Neuberechnung unter Zugrundelegung einer Frachtbasis

3.5 Überleitung der Frachtdaten an FI
Basis für die Überleitung ist der Frachtrechnungsbeleg (Gutschrift, Rechnung, Korrekturbuchung) oder ein berechneter Transportbeleg.
Technische Lösung:
Ein Selektions-Abap versorgt einen Standardfunktionsbaustein mit den entsprechenden Buchungsdaten. Die Ermittlung der Sachkonten und sonstigen Kontierungsmerkmale erfolgt über GPC-Tabellen nach erfolgreicher Frachtberechnung eines Transportbelegs.
Grundsätzlich existieren zwei Arten der Überleitung zu drei verschiedenen Zeitpunkten:
1. Rückstellungen
Rückstellungen werden je Transportbeleg gebucht. Die Buchung erfolgt auf ein Frachtrückstellungskonto (Bilanzkonto) und auf ein Frachtverrechnungskonto (Aufwands- konto). Über den Zeitpunkt entscheidet der Status des jeweiligen Transports, d. h. der Transport muss mindestens frachtberechnet sein. Als Referenznummer wird die Nummer des Transportbeleges an  FI weitergegeben.
2. Echtfrachten
Echtfrachten werden nach Freigabe des Frachtrechnungsbeleges an FI übergeleitet. Bebucht werden dabei:
- das Kontokorrentkonto des Spediteurs
- das Frachtenkonto
- die beiden Rückstellungskonten werden grundsätzlich mit dem rückgestellten Wert 
  entlastet, d. h. der Saldo ist generell gleich Null. Die Buchung kann in einem separaten
  Beleg (Rückstellungsauflösung) erfolgen.
Als Referenzen können die Frachtrechnungsbelegnummern (auf FI-Belegkopfebene) und die Transportnummer auf Positionsebenene mitgegeben werden (bei Einzelbuchung). Das System erlaubt aber auch eine Synchronisierung der Nummern zwischen Rechnungsbeleg und FI-Beleg. Die zentrale Steuerung des Vorgangs wird über die Tabelle Fracht- rechnungsarten vorgenommen.
3. Korrekturbuchung                                            
Korrekturbuchungen können auf einer nachträglich eingehenden Spediteurrechnung oder auf einer gesonderten Spediteurgutschrift (Fall Überzahlung) basieren. Dabei werden keine Rückstellungen mehr gebildet (daher auch keine Notwendigkeit zu deren Auflösung), weil diese Belege nahezu zeitgleich mit deren Erfassung in die Buchhaltung transferiert werden.
 
3.6 Überleitung der Frachtdaten an COPA
Zeitpunkt: Nachdem der Transport frachtberechnet ist.
Die Steuerung erfolgt über einen Matchcode pro Transportbeleg. Übergeleitet werden die Frachten je Konditionsart und Lieferscheinposition. Die Frachten werden anhand einer Regel, die in der Erweiterung der Transportdispositionsstellentabelle gepflegt werden muss, auf die einzelnen Positionen verteilt (z. B.: anteilig nach Gewicht, Volumen, Dichte, ...). Sollten Korrekturen der Frachtergebnisse oder Frachtrechnungsbelege erfolgen, werden diese automatisch an COPA weitergegeben.

4. Sonderfunktionen

4.1 Simulationsrechnungen
Ziel ist es die im Rahmen der Transportabwicklung gewonnenen Informationen mit alternativen Konditionen und/oder alternativen Dienstleistern/Spediteuren im Dialog neu durchzurechnen und die ermittelten Abweichungen sowohl absolut als auch prozentual darzustellen.
Als Basis für die Simulationsberechnungen dienen die echt abgefertigten Lieferscheindaten, mit denen der Anwender über verschiedene Selektionsparameter beliebig oft einen neuen Berechnungspool erstellen und damit die kompletten Frachtkosten, d. h.  inkl. aller Nebenkostenelemente, jeweils neu ermitteln kann. Die errechneten Werte werden als Ergebnisliste am Bildschirm angezeigt und können mit SAP Standardtools weiter verarbeitet werden. Dieses Modul ist konzipiert zur Durchführung von kurzfristigen Vergleichsrechnungen, z. B. bei anstehenden Spediteurverhandlungen, als auch für langfristige Betrachtungen der Frachtkosten, z. B. zur Ermittlung von Jahresbudgets.

4.2 Frachtkalkulation
Ziel der Frachtkalkulation ist das Ermitteln von Frachtkosten auf der Basis von Tarifen, Frachtvereinbarungen, Margen und Nebenkosten, d. h. bei der Berechnung werden bereits sämtliche Kostenelemente berücksichtigt, die im Rahmen der Transportbearbeitung durch die automatische Frachtberechnung ermittelt werden. Damit steht ein Werkzeug zur Verfügung, mit dem im Dialog Vorkalkulationen auf der Basis von echten Konditionen durchgeführt werden können. Darüber hinaus dient es auch als Instrument, mit dem die eingespeicherten Konditionen in ihrer Gesamtheit (z. B. Schemagruppe, Dienstleister, Versandarten, Transportarten, Konditionsarten, Relationen, Versandhilfsmittel, Versand- bedingungen, Frankaturen, Bezugsgrößen, Sonderregeln) auf sachliche Richtigkeit hin überprüft werden können. Voraussetzung für die maschinelle Berechnung sind die Eingaben der frachtrelevanten Daten, wie z. B. Absenderdaten, Empfängerdaten, Materialdaten, Mengen/Gewichte, Frankatur etc.  

4.3 Adressprüfung
Über Customizingtabellen gesteuert, kann eine Adressprüfung pro Land, Transaktion, Tabelle/View im SAP-System aktiviert werden. Diese Prüfung erfolgt gegen den Datenbestand in der Ortsdatei. Ist die Prüfung aktiv kann auch mit Teilen der Orts- beschreibung in der Ortsdatei gesucht werden.

4.4 Ladeprogramme
Für einen Großteil der Fracht-Stammdaten existieren Ladeprogramme, z. B. für Tarife, Orte, Entfernungen, Tarifzonen und Transitzeiten.

5. Sonstiges
5.1 Organisatorischer Ablauf im Zeitraster (Vorschlag)
Tag 1:
- Abfertigung des Transports (Standard)
Tag 1 abends:
- Batch zur automatischen Ermittlung der Frachten für alle abgefertigten Transporte 
- Erstellung der Statistiksätze
- Batch zur Überleitung an CO für alle abgefertigten und berechneten Transporte
- Batch zur Überleitung an FI für alle abgefertigten und berechneten Transporte
  (Rückstellungen)
- Batch zur Erstellung der fälligen Gutschriften
- Batch zur Überleitung an FI für alle freigegebenen Rechnungsbelege
Tag 2:
- Kontrolle der Batchjobs
- Kontrolle der Systemaktivitäten über das GPC-Cockpit
- Kontrolle und ggf. Korrektur von Belegen mittels diverser Auswertungsprogramme und
  Logfiles

5.2 USEREXITS
An den Stellen im Programmablauf, an denen kundenspezifische Funktionen erwartet werden, die standardmäßig nicht vorgesehen sind, wurden USEREXITS vorgesehen, so z. B. bei der Rückverteilung der Frachten, bei der Entfernungsermittlung und innerhalb der Frachtberechnung (z. B. kundenspezische Entfernungsermittlung über eigene Orts- dateien).

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